Tietosuojakäytäntö

Alvoru pitää henkilötietojen suojaa erittäin tärkeänä. Tämä tietosuojaseloste on laadittu yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679, jäljempänä: GDPR) ja sitä täydentävän kansallisen lainsäädännön mukaisesti, ja siinä kuvataan, miten Alvoru kerää, käsittelee, suojaa ja poistaa henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

GDPR:n 4 artiklan 7 kohdan tarkoittama rekisterinpitäjä on:

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Yousri osoitteessa info@alvoru.com. Alvoru ei ole GDPR:n nojalla velvollinen nimeämään tietosuojavastaavaa (DPO).

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Alvoru käsittelee ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelujemme tarjoamiseksi. Palvelusta riippuen kyse voi olla:

• Yhteys- ja yritystiedot: nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, kaupparekisterinumero ja tehtävätiedot.
• Tilitiedot: kirjautumistiedot, salasanan tiiviste, istuntoevästeet, asetukset.
• Keskustelujen sisältö: viestit ja keskustelut loppukäyttäjien ja AI-kanaviemme välillä (chatbot ja sähköposti).
• Varaus- ja kalenteritiedot: nimi, yhteystiedot, ajanvarausten ajankohta ja aihe.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selain ja käyttöjärjestelmä, aikaleima, sivukäyttäytyminen.
• Evästetiedot: katso osio 10.
• Maksutiedot: laskutustiedot ja maksuhistoria; luottokortti- ja IBAN-tietoja ei tallenneta Alvoruun, vaan niitä käsittelee ainoastaan maksunvälittäjä Mollie.

3. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet (GDPR 6 artikla)

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä varten (GDPR art. 6 kohta 1 alakohta f) Alvoru on tehnyt oikeutetun edun arvioinnin (LIA). Erityisesti turvallisuuden, petosten havaitsemisen ja väärinkäytösten ehkäisyn osalta: Alvorulla on oikeutettu etu suojella järjestelmiään ja asiakastietojaan. Sinun etusi eivät syrjäytä tätä oikeutettua etua, koska käsittely rajoittuu teknisiin tietoihin (IP-osoite, aikaleima), on ehdottoman välttämätöntä kaikkien käyttäjien suojaamiseksi ja sinulle ilmoitetaan tästä tämän tietosuojaselosteen kautta.

4. Säilytysajat

Alvoru ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty:

• Asiakastiedot (aktiiviset): Sopimuksen voimassaoloajan ja 60 päivää sen päättymisen jälkeen (katso yleiset ehdot art. 11).
• Laskut ja taloushallinto: 7 vuotta, verolainsäädännön säilytysvelvollisuuden mukaisesti.
• AI-keskustelulokit: 12 kuukautta, ellei Toimeksiantaja kirjallisesti sovi lyhyemmästä ajasta.
• Markkinointi opt-in: suostumuksen peruuttamiseen asti.
• Liiditiedot (ei-asiakas): enintään 12 kuukautta.
• Tekniset lokitiedostot ja turvallisuuslokit: enintään 12 kuukautta.
• Varmuuskopiot: enintään 90 päivää.

5. Jakaminen kolmansien osapuolten kanssa ja siirrot

Alvoru jakaa henkilötietoja ainoastaan alikäsittelijöiden kanssa, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä palvelun tarjoamiseksi. Jokaisen alikäsittelijän kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.

Siirto ETA-alueen ulkopuolisiin maihin tapahtuu ainoastaan pätevän riittävyyspäätöksen, DPF-sertifioinnin tai EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella, täydennettynä tarvittaessa teknisillä ja organisatorisilla lisätoimenpiteillä.

6. Rekisteröityjen oikeudet

Sinulla on GDPR:n nojalla seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus (art. 15) — tietää, mitä tietoja käsittelemme sinusta.
• Oikaisu ja korjaus (art. 16) — sinulla on oikeus saada virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot korjattua. Voit tehdä korjauspyynnön osoitteessa info@alvoru.com kuvaamalla, mitkä tiedot ovat virheellisiä ja mitkä ovat oikeat tiedot. Alvoru käsittelee pyyntösi kuukauden sisällä ja vahvistaa tehdyn korjauksen kirjallisesti sähköpostitse.
• Poisto (art. 17, ”oikeus tulla unohdetuksi”).
• Rajoitus käsittelyn rajoittaminen (art. 18).
• Siirrettävyys (art. 20) — saada tietosi koneellisesti luettavassa muodossa.
• Vastustaminen (art. 21) — oikeutettuun etuun tai suoramarkkinointiin perustuvaa käsittelyä vastaan.
• Suostumuksen peruuttaminen (art. 7 kohta 3) — suostumukseen perustuvaa käsittelyä varten, vaikuttamatta aiempaan lainmukaisuuteen.
• Ihmisen väliintulo (art. 22) automaattisessa päätöksenteossa (katso osio 7).

Voit tehdä pyynnön osoitteessa info@alvoru.com. Alvoru vastaa kuukauden sisällä GDPR:n 12 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Henkilöllisyytesi varmistamiseksi Alvoru voi pyytää lisätietoja.

Jos katsot Alvorun rikkovan GDPR:ää, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Automaattinen päätöksenteko ja tekoäly

Alvorun AI-chatbot ja sähköpostiautomaatio käsittelevät viestejä automaattisesti ja voivat luoda vastauksia itsenäisesti. Ajanvarausten ja automaattisten varausten yhteydessä tämä voi johtaa päätöksiin, joilla on oikeusvaikutuksia loppukäyttäjälle GDPR:n 22 artiklan tarkoittamalla tavalla.

Loppukäyttäjillä on GDPR:n 22 artiklan 3 kohdan nojalla oikeus:

• saada ihmisen väliintulo;
• ilmaista kantansa;
• riitauttaa päätös.

Tätä oikeutta voidaan käyttää ottamalla yhteyttä yritykseen, joka käyttää Alvorun Palvelua, tai Alvoruun itseensä osoitteessa info@alvoru.com.

Chattikeskustelujen poistaminen (art. 17): Kävijät, jotka ovat käyneet keskustelun AI-chatbotin kautta Alvorun ylläpitämällä verkkosivustolla, voivat pyytää chattihistoriansa poistamista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@alvoru.com ja mainitsemalla: verkkosivuston, jolla keskustelu käytiin, päivämäärän (suunnilleen) sekä kuvauksen keskustelusta. Alvoru käsittelee pyynnön 30 päivän kuluessa. Yli 90 päivää vanha chattidata anonymisoidaan automaattisesti.

GDPR:n artiklan 50 mukaisesti EU:n tekoälyasetus (2024/1689) tekoälyjärjestelmämme ilmoittavat loppukäyttäjille selkeästi, että he ovat vuorovaikutuksessa tekoälyjärjestelmän kanssa.

7a. Asiakassivustojen chatbot-kävijät

Asiakkaamme ottavat Alvoru AI-chatbotin käyttöön omilla verkkosivustoillaan. Kun olet tällaisen asiakassivuston kävijä, Alvoru käsittelee chattikeskustelujasi alikäsittelijänä. Asiakas on tässä tapauksessa GDPR:n tarkoittama rekisterinpitäjä. Alvoru käsittelee chattitietojasi ainoastaan kyseisen asiakkaan ohjeiden mukaan ja hänen lukuunsa. Katso sen verkkosivuston tietosuojaseloste, jolla käytät chatbotia, saadaksesi lisätietoa siitä, miten kyseinen asiakas käsittelee tietojasi.

8. Tietoturva

Alvoru toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötietoja häviämiseltä tai miltä tahansa lainvastaisen käsittelyn muodolta (GDPR:n artikla 32), mukaan lukien:

• TLS 1.2+ -salaus kaikelle viestinnälle (HTTPS).
• Suolattu salasanahajautus (bcrypt) ja istunnonhallinta rotaatiolla.
• Palomuuri ja fail2ban kaikilla palvelimilla.
• Nopeusrajoitus API:issa ja kirjautumisyrityksissä.
• Minimaaliset oikeudet ( least privilege-periaate) palvelukäyttäjille.
• Rajoittavat tiedosto-oikeudet (600) konfiguraatio- ja datatiedostoissa.
• Automaattiset päivittäiset varmuuskopiot salauksella.
• Arkaluontoisen datan käytön kirjaus ja valvonta.
• Kaksivaiheinen todennus hallinnollista pääsyä varten.
• Tietoturvapäivitykset 72 tunnin sisällä kriittisten haavoittuvuuksien julkistamisesta.

9. Tietoturvaloukkaukset

Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan tietosuojaviranomaiselle 72 tunnin sisällä havaitsemisesta, GDPR:n artiklan 33 mukaisesti, ellei loukkaus todennäköisesti aiheuta riskiä luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyille, Alvoru ilmoittaa siitä rekisteröidyille viipymättä GDPR:n artiklan 34 mukaisesti, jotta he voivat ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin.

Alvoru pitää rekisteriä tietoturvaloukkauksista GDPR:n artiklan 33 kohdan 5 mukaisesti.

10. Evästeet

Alvoru käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita sähköisen viestinnän tietosuojasäännösten perusteella:

• Toiminnalliset evästeet (aina aktiiviset, ei vaadi suostumusta): istunto, asetukset, CSRF-suojaus, DDoS-suojaus (Cloudflare).
• Analytiikka- ja markkinointievästeet: Alvoru ei tällä hetkellä aseta ei analytiikka- tai markkinointievästeitä. Sivustolla alvoru.com ei ole käynnissä Google Analyticsia, Meta Pixeliä tai vastaavaa seurantatyökalua. Evästebanneri on olemassa, jotta pyydämme ensin nimenomaisen suostumuksesi, jos haluamme tulevaisuudessa ottaa analytiikan käyttöön.

Voit muuttaa evästeasetuksiasi jokaisen sivun alareunassa olevan linkin tai evästebannerin kautta. Täydellisen yhteenvedon löydät kohdasta Evästeseloste.

10a. Onko tietojen antaminen pakollista?

Sinulla ei ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa velvollisuutta antaa meille henkilötietoja, ellei toisin mainita. Jos et anna tietoja, emme välttämättä voi tarjota sinulle palvelua. Esimerkiksi sähköpostiosoitteen antaminen on välttämätöntä tilin luomiseksi ja palveluviestien vastaanottamiseksi, mutta puhelinnumeron antaminen on yleensä vapaaehtoista.

11. Muutokset

Alvoru voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan vähintään 30 päivää ennen voimaantuloa sähköpostitse olemassa oleville asiakkaille sekä tällä sivulla. Ajantasaisin versio on aina saatavilla osoitteessa alvoru.com/privacy.