Politique de confidentialité

Alvoru attache une grande importance à la protection des données personnelles. La présente politique de confidentialité a été établie conformément au Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679, ci-après : RGPD) ainsi qu’à la loi d’application du RGPD, et décrit comment Alvoru collecte, traite, sécurise et supprime les données personnelles.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens de l’article 4, paragraphe 7, du RGPD est :

Personne de contact pour les questions de confidentialité : Yousri via info@alvoru.com. Alvoru n’est pas tenue, en vertu du RGPD, de nommer un délégué à la protection des données (DPD).

2. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Alvoru ne traite que les données personnelles nécessaires à la fourniture de nos services. Selon le service, il peut s’agir de :

• Coordonnées de contact et données d’entreprise : nom, raison sociale, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, numéro d’immatriculation KVK et fonction.
• Données de compte : identifiants de connexion, empreinte du mot de passe, cookies de session, préférences.
• Contenu des conversations : messages et conversations entre les utilisateurs finaux et nos canaux IA (chatbot et e-mail).
• Données de réservation et d’agenda : nom, coordonnées, horaire et objet des rendez-vous.
• Données techniques : adresse IP, navigateur et système d’exploitation, horodatage, comportement de navigation.
• Données de cookies : voir la section 10.
• Données de paiement : données de facturation et historique de paiement ; les données de carte bancaire et d’IBAN ne sont pas conservées par Alvoru mais traitées exclusivement par le prestataire de paiement Mollie.

3. Finalités et bases juridiques (article 6 du RGPD)

Pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f du RGPD), Alvoru a réalisé une analyse de mise en balance des intérêts légitimes (LIA). Plus précisément pour la sécurité, la détection de fraude et la prévention des abus : Alvoru a un intérêt légitime à protéger ses systèmes et les données de ses clients. Vos intérêts ne prévalent pas sur cet intérêt légitime, car le traitement se limite à des données techniques (adresse IP, horodatage), est strictement nécessaire à la protection de tous les utilisateurs, et vous en êtes informé via la présente politique de confidentialité.

4. Durées de conservation

Alvoru ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Données client (actif) : pendant la durée du Contrat et jusqu’à 60 jours après la résiliation (voir les Conditions générales, art. 11).
• Factures et comptabilité financière : 7 ans, conformément à l’article 52 de la loi générale sur les impôts (obligation de conservation fiscale).
• Journaux de conversation IA : 12 mois, sauf si le Client convient par écrit d’une durée plus courte.
• Consentement marketing (opt-in) : jusqu’au retrait du consentement.
• Données de leads (non-clients) : 12 mois maximum.
• Fichiers journaux techniques et journaux de sécurité : 12 mois maximum.
• Sauvegardes : 90 jours maximum.

5. Partage avec des tiers et transfert

Alvoru ne partage les données personnelles qu’avec des sous-traitants strictement nécessaires à la fourniture du service. Un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est conclu avec chaque sous-traitant.

Le transfert vers des pays situés en dehors de l’EEE n’a lieu que sur la base d’une décision d’adéquation valide, d’une certification DPF ou des clauses contractuelles types de l’UE, complétées si nécessaire par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires.

6. Droits des personnes concernées

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès (art. 15) — savoir quelles données nous traitons à votre sujet.
• Rectification et correction (art. 16) — vous avez le droit de faire corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes. Vous pouvez introduire une demande de correction via info@alvoru.com en précisant quelles données sont inexactes et quelles sont les données correctes. Alvoru traite votre demande dans un délai d’un mois et confirme la correction effectuée par écrit par e-mail.
• Effacement (art. 17, « droit à l’oubli »).
• Limitation du traitement (art. 18).
• Portabilité (art. 20) — recevoir vos données dans un format lisible par machine.
• Opposition (art. 21) — aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ou au marketing direct.
• Retrait du consentement (art. 7, par. 3) — pour les traitements fondés sur le consentement, sans que cela porte atteinte à la licéité antérieure.
• Intervention humaine (art. 22) en cas de décision automatisée (voir la section 7).

Vous pouvez introduire une demande via info@alvoru.com. Alvoru répond dans un délai d’un mois, conformément à l’article 12, paragraphe 3, du RGPD. Pour vérifier votre identité, Alvoru peut demander des informations complémentaires.

Si vous estimez qu’Alvoru enfreint le RGPD, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’ Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ La Haye, autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Décision automatisée et IA

Le chatbot IA et l’automatisation des e-mails d’Alvoru traitent les messages automatiquement et peuvent générer des réponses de manière autonome. Pour les réservations et les prises de rendez-vous automatisées, cela peut donner lieu à des décisions produisant des effets juridiques pour l’utilisateur final au sens de l’article 22 du RGPD.

En vertu de l’article 22, paragraphe 3, du RGPD, les utilisateurs finaux ont le droit :

• d’obtenir une intervention humaine ;
• d’exprimer leur point de vue ;
• de contester la décision.

Ce droit peut être exercé en contactant l’entreprise qui utilise le Service d’Alvoru, ou Alvoru directement via info@alvoru.com.

Suppression des conversations de chat (art. 17) : Les visiteurs ayant eu une conversation via le chatbot IA sur un site web géré par Alvoru peuvent demander la suppression de leur historique de chat en envoyant un e-mail à info@alvoru.com en indiquant : le site web sur lequel la conversation a eu lieu, la date (approximative) et une description de la conversation. Alvoru traite la demande dans un délai de 30 jours. Les données de chat de plus de 90 jours sont automatiquement anonymisées.

Conformément à l'article 50 du Règlement européen sur l'IA (2024/1689), nos systèmes d'IA informent clairement les utilisateurs finaux qu'ils communiquent avec un système d'IA.

7a. Visiteurs du chatbot sur les sites web des clients

Nos clients déploient le chatbot IA Alvoru sur leurs propres sites web. En tant que visiteur d'un tel site client, vos conversations de chat sont traitées par Alvoru en qualité de sous-traitant. Le client est dans ce cas le responsable du traitement au sens du RGPD. Alvoru traite vos données de chat exclusivement sur instruction et pour le compte du client concerné. Consultez la politique de confidentialité du site web sur lequel vous utilisez le chatbot pour en savoir plus sur la manière dont ce client traite vos données.

8. Sécurité

Alvoru prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte ou toute forme de traitement illicite (article 32 RGPD), notamment :

• Chiffrement TLS 1.2+ pour toutes les communications (HTTPS).
• Hachage salé des mots de passe (bcrypt) et gestion des sessions avec rotation.
• Pare-feu et fail2ban sur tous les serveurs.
• Limitation de débit sur les API et les tentatives de connexion.
• Droits minimaux (principe du moindre privilège) pour les comptes de service.
• Droits d'accès restrictifs (600) sur les fichiers de configuration et de données.
• Sauvegardes quotidiennes automatiques avec chiffrement.
• Journalisation et surveillance des accès aux données sensibles.
• Authentification à deux facteurs pour l'accès administratif.
• Mises à jour de sécurité dans les 72 heures suivant la divulgation de vulnérabilités critiques.

9. Violations de données

Une violation de données est signalée à l'autorité de protection des données compétente dans un délai de 72 heures après sa constatation, conformément à l'article 33 RGPD, sauf si la violation n'est pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Si la violation de données présente un risque élevé pour les personnes concernées, Alvoru en informe ces dernières sans délai, conformément à l'article 34 RGPD, afin qu'elles puissent prendre les mesures appropriées.

Alvoru tient un registre des violations de données conformément à l'article 33, paragraphe 5, RGPD.

10. Cookies

Alvoru utilise des cookies et des techniques similaires sur la base de la législation applicable en matière de télécommunications :

• Cookies fonctionnels (toujours actifs, aucun consentement requis) : session, préférences, protection CSRF, protection DDoS (Cloudflare).
• Cookies analytiques et marketing: Alvoru ne place actuellement aucun aucun cookie analytique ou marketing. Aucun Google Analytics, Meta Pixel ou traceur similaire ne fonctionne sur alvoru.com. La bannière de cookies est présente afin que, si nous souhaitons à l'avenir recourir à des outils d'analyse, nous vous demandions d'abord votre consentement explicite (opt-in).

Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies via le lien situé en bas de chaque page ou la bannière de cookies. Pour un aperçu complet, consultez la Déclaration relative aux cookies.

10a. La communication de données est-elle obligatoire ?

Vous n'êtes pas légalement ou contractuellement tenu de nous communiquer des données personnelles, sauf indication contraire. Si vous ne fournissez pas de données, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir le service. Ainsi, la communication d'une adresse e-mail est requise pour créer un compte et recevoir les messages de service, tandis que la communication d'un numéro de téléphone est généralement facultative.

11. Modifications

Alvoru peut modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications substantielles sont annoncées au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, par e-mail aux clients existants et sur cette page. La version la plus récente est disponible à tout moment sur alvoru.com/privacy.